Kosten

Terugbetaling van kosten

Uit het loonbegrip zijn uitgesloten de bedragen die een terugbetaling zijn van kosten die ten laste van de werkgever vallen.

Een kostenvergoeding wordt enkel vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen als tegelijkertijd de volgende drie voorwaarden vervuld zijn:

• de kosten worden gemaakt in het kader van de dienstbetrekking;
• de kosten zijn reëel;
• de juistheid van de uitgaven kan door de werkgever met bewijsstukken verantwoord worden.

In geval van betwisting komt het aan de werkgever toe om de realiteit van de kosten en de juistheid van de uitgaven aan te tonen.

Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn, mag men forfaitair ramen. In dat geval moet de werkgever uiteraard het gehanteerde forfait kunnen verantwoorden. De sommen die het bedrag van de werkelijke kosten overschrijden, zijn loon waarop bijdragen verschuldigd zijn.

De onkostentabel hieronder bevat een beschrijving van de verschillende posten waarvoor de RSZ een forfaitaire raming aanvaardt, en ook de bedragen en de voorwaarden waaronder ze mogen worden toegepast. Het is duidelijk dat deze forfaits niet zomaar mogen worden toegekend; het gaat immers om forfaits die geacht worden werkelijk gemaakte kosten te dekken. Op vraag van de RSZ zal de werkgever dus zijn systeem van kostenvergoeding moeten kunnen motiveren door, indien gevraagd, geschreven documenten zoals het arbeidsreglement, dienstnota’s of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst voor te leggen en aan te tonen dat, wanneer hij één van de forfaits uit de tabel toekent, het om een werknemer gaat voor wie de kost beoogd door dat forfait plausibel is in het raam van zijn functieomschrijving en werkomstandigheden.

De bedragen in de tabel zijn maximumbedragen. Indien de werkgever van oordeel is dat de kosten die de werknemers maken groter zijn dan deze forfaitaire bedragen, mag hij uiteraard de werkelijke kosten bewijzen. In dat geval moet hij de realiteit van de kosten aantonen voor het geheel van de kosten m.b.t. een post. Voor eenzelfde type kosten mag men de beide systemen, reële kosten en forfait, immers niet samen gebruiken.

In geen enkel geval mogen de kosten van de werknemers dubbel terugbetaald worden. De RSZ aanvaardt het gebruik van de forfaits dan ook alleen maar op voorwaarde dat dezelfde kosten niet ook op een andere manier terugbetaald worden.

Vergoeding voor thuiswerk

Wat betreft de kwalificatie van terbeschikkingstelling van materiaal en terugbetalingen in het kader van kosten verbonden aan thuiswerk, volgt de RSZ volledig de in overleg tot stand gekomen principes opgenomen in de circulaire zoals gepubliceerd op 26 februari 2021 door de FOD Financiën (Circulaire 2021/C/20 ). De in deze circulaire opgenomen principes komen heel sterk overeen met de manier waarop de RSZ in het verleden deze kostenvergoeding reeds toepaste.

In grote lijnen gaat deze circulaire over:

• terugbetalingen
  • kantoorkosten
  • kosten kantoormeubilair / informaticamateriaal
  • kosten professioneel gebruik internetaansluiting en -abonnement
  • kosten professioneel gebruik privécomputer
  • kosten professioneel gebruik van eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer (met een nieuw forfait van 5,00 EUR/maand per toestel en een maximum van 10,00 EUR/maand  voor alle toestellen samen)
• voordeel voortvloeiend uit het ter beschikking stellen van
  • kantoormeubilair / informaticamateriaal.

Het gaat om

• thuiswerk,
  • dus over werk uitgevoerd in de private lokalen van de werknemer dat ook op de werkvloer van de werkgever kan worden uitgevoerd
  • op normale werkdagen en tijdens normale werkuren.

Een werkgever kan aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van hun arbeidstijd aan thuiswerk doen een forfaitaire kantoorvergoeding van maximum 148,73 EUR per maand toekennen, zowel voor deeltijdse als voor voltijdse werknemers. Onder structureel en regelmatig wordt verstaan het equivalent van 1 werkdag per week zowel voor de deeltijdse als voor voltijdse werknemers. Dit kan op maandbasis op verschillende manieren georganiseerd worden (zonder proratisering):

• 1 kalenderdag / week
• 2 1/2^de werkdagen : week
• 2 uur/dag in 5-dagenweek
• 1 week / maand.

Het bedrag van 148,73 EUR is een maximumbedrag. Er mag dus ook een kleiner bedrag toegekend worden, maar het is niet verplicht het bedrag te proratiseren bij deeltijdse prestaties.

Daarnaast kan nog een extra vergoeding gegeven worden

• van maximum 20,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement EN
• van maximum 20,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van de privécomputer met randapparatuur
  • OF van maximum 10,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer (5,00 EUR/maand per item gedurende maximaal 3 jaar).

Buitenlandse kaderleden en onderzoekers

Met ingang van 1 januari 2022 worden er grondige wijzigingen doorgevoerd aan het fiscale stelsel van buitenlandse kaderleden en onderzoekers. De nieuwe regeling is opgenomen in art. 13 en volgende van de Programmawet van 27 december 2021 (BS 31 december 2021), en wordt ingevoegd in het Wetboek van de inkomstenbelastingen.

Deze regeling bevat de expliciete voorwaarden waaraan moet voldaan zijn om voor dit bijzonder belastingstelsel in aanmerking te komen (zie hieronder), en voorziet dat aan de werknemers op wie dit stelsel van toepassing is, bepaalde kosten belastingvrij kunnen worden terugbetaald.

Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen een aantal kosten die op basis van bewijsstukken kunnen worden terugbetaald:

• de verhuiskosten naar België;
• de kosten voor het inrichten van de woning;
• de schoolkosten van de kinderen;

en een aantal repetitieve kosten die op forfaitaire basis kunnen worden terugbetaald:

• de bijkomende kosten verbonden aan de huisvesting in België ten opzichte van het land van herkomst;
• de bijkomende kosten verbonden aan de levensduurte in België ten opzichte van het land van herkomst;
• de kosten van privéreizen naar het land van herkomst.   

Het forfait mag maximum 30% van de bezoldiging bedragen, en mag op jaarbasis niet hoger zijn dan 90.000,00 EUR.

 De reële en forfaitaire kosten die terugbetaald worden volgens deze regeling, zijn ook vrij van sociale bijdragen.

Aangezien het gaat om een kostenvergoeding, waarop dus geen bijdragen verschuldigd zijn, moet het bedrag ervan niet in de DmfA worden vermeld.

Vanaf het 1^ste kwartaal  is het echter wel verplicht om de personen op wie dit bijzonder belastingstelsel van toepassing is, in de DmfA aan te duiden met een specifieke 'statuut' code 'FE'.

Dit nieuwe statuut komt in de plaats van het vroegere fiscaal statuut, maar bevat een aantal belangrijke verschilpunten. Zo is de maximale duur dat iemand het statuut kan hebben beperkt tot 5 jaar (eventueel eenmalig verlengbaar tot 8 jaar) en gelden er striktere voorwaarden, zoals voorafgaand aan de indiensttreding in België 60 maand niet binnen een afstand van 150 kilometer van de grens gewoond te hebben, en voor het statuut kaderlid dat men een jaarlijkse brutobezoldiging moet hebben van minstens 75.000 EUR (zonder rekening te houden met de hierboven bedoelde kosten).

Voor alle vragen over de voorwaarden om onder dit statuut te vallen, en over de exacte voorwaarden en berekeningswijze van de diverse kostenvergoedingen, verwijst de RSZ u door naar de FOD Financiën. Deze regeling  is opgenomen in de fiscale circulaire 2022/C/47.

De nieuwe regeling bevat ook een overgangsregeling voor de personen die eind 2021 in het (vroegere) bijzonder belastingstelsel zaten. Over die overgangsregeling en de opheffing van het vroegere stelsel handelt de fiscale circulaire 2022/C/9 .