L'unité d'établissement (UE) - identifiant de l'unité locale

Avant le 1^er trimestre 2014, le numéro de l'unité d'établissement dont dépendait un travailleur devait être mentionné dans la DmfA au niveau de la ligne travailleur, uniquement si l'employeur avait plusieurs unités d'établissement. Cette information n'était utilisée qu'à des fins statistiques.

Par son adresse, chaque unité d'établissement est liée à une Région. D'autre part, les réductions de cotisations qui sont de compétence régionale se basent sur l'adresse de l’unité d'établissement (UE) à laquelle le travailleur est rattaché. Par conséquent, l'UE doit obligatoirement être communiquée pour chaque travailleur sur chaque ligne d'occupation de la DmfA (dans la zone 'numéro d'identification de l'unité locale'), qu'une réduction soit demandée ou pas et cela également lorsque l'employeur n'a qu'une seule UE.

Chaque employeur doit faire enregistrer toutes ses unités d'établissement (UE) dans la BCE. Chaque UE a un numéro unique et une adresse. Seules les UE enregistrées dans la BCE seront acceptées dans la DmfA.

Pour rappel: un numéro d’unité d’établissement est rattaché à un seul numéro unique d’entreprise. Par conséquent, l’utilisation par un employeur d’un numéro d’unité d’établissement d’un autre employeur générera une anomalie dans sa déclaration. Cette pratique est en particulier à proscrire dans le cas de petites entreprises dont les implantations se trouvent aux mêmes adresses et dont les gérants ou administrateurs (en charge des déclarations) sont les mêmes personnes physiques.

Déménagement de l'unité d'établissement

Une UE qui déménage conserve en principe son numéro, qu'il s'agisse d'un déménagement au sein d'une même commune, vers une autre commune de la région ou vers une commune située dans une autre région.

Si l'employeur veut bénéficier d'une réduction de cotisations régionale pendant le trimestre du déménagement d'une unité d'établissement vers une autre région, il devra créer une nouvelle ligne d'occupation.

Si l'employeur ne demande pas de réduction régionale des cotisations ou si le déménagement s’est effectué au sein de la même région, une nouvelle ligne d'occupation peut être créée, mais ce n'est pas une obligation.

Le rattachement d'un travailleur à une unité d'établissement

Règle générale:

• L'UE à laquelle est affecté un travailleur est une donnée stable qui coïncide avec la notion de siège d'exploitation utilisée afin d'établir le régime linguistique qui doit encadrer les relations sociales entre l'employeur et le travailleur (la langue à utiliser en cas de modification ou de rupture du contrat de travail pour que ce soit juridiquement valable, par exemple).

Pratiquement:

• Le travailleur entame le trimestre dans l'UE A et est transféré en cours de trimestre vers l'UE B
  • deux lignes d'occupation consécutives sont indiquées dans la DmfA, la 1ère avec l'UE A, la 2ème avec l'UE B.
• Le travailleur travaille simultanément dans deux UE, sur la base de deux contrats de travail distincts
  • deux lignes d'occupation simultanées sont indiquées dans la DmfA, chacune avec son UE respective.
• Un travailleur rattaché à l'UE A remplace temporairement un collègue malade de l'UE B
  • dans la DmfA, il reste déclaré sur une seule ligne d'occupation avec l'UE A.

Ces trois situations s'appliquent aussi bien en cas de changement au sein d'une même région qu'en cas de changement entre deux régions.

Cas particuliers:

• les travailleurs itinérants (représentants de commerce, personnel des services de transport, équipes d’entretien, contrôleurs, etc.) doivent être rattachés à l’UE dont ils dépendent, c’est-à-dire à celle dont ils reçoivent leurs instructions et à laquelle ils doivent faire rapport;
• les travailleurs détachés temporairement à l'étranger restent rattachés durant ce détachement à l'UE dont ils dépendaient au moment où leur détachement a commencé;
• les travailleurs occupés chez des clients doivent toujours être rattachés à une UE de l'employeur lui-même enregistrée dans la BCE, pas celle du client chez qui ils travaillent (même pour une longue période);
• les travailleurs intérimaires mis à la disposition d’une entreprise par une agence d’intérim doivent être rattachés à l‘UE de l’agence d’intérim dont ils dépendent. 'Le siège social de l'agence d'intérim et le siège d'exploitation de l'agence d'intérim pour laquelle l'intérimaire effectue des prestations' sont des informations qui doivent obligatoirement figurer dans le contrat de travail d'un travailleur intérimaire. C'est l'UE de ce siège d'exploitation qui doit être renseignée dans la DmfA;
• les personnes occupées dans le système des titres-services doivent être rattachées à l’UE du bureau de l’entreprise titres-service dont elles dépendent;
• le personnel de maison reçoit un des numéros d'UE fictifs (voir 'informations complémentaires - unité d'établissement: numéros fictifs' au bas de la page);
• l'UE à communiquer pour les gardien(ne)s d'enfants n'est pas le lieu où les enfants sont effectivement accueillis, mais l'UE du service d'accueil auquel le gardien / la gardienne est affilié(e).

Exceptions :

• pour les travailleurs en RCC et RCIC aucune UE ne doit être communiquée
• pour les étudiants sous cotisation de solidarité il existe un régime particulier

Remarques:

• Pour les entreprises établies à l'étranger (donc dont l'adresse du siège social se trouve en dehors de la Belgique), on distingue 3 situations (voir 'informations complémentaires - unité d'établissement: numéros fictifs' au bas de la page):
  • les employeurs sans UE en Belgique (type B) peuvent demander les réductions groupe-cible de la région dans laquelle leur travailleur est (principalement) occupé; il doivent communiquer un numéro d'UE fictif; cette faculté est aussi prévue provisoirement pour les employeurs étrangers pas encore affectés à un type A, B ni C (type X).
  • les employeurs sans UE en Belgique qui n'occupent pas de travailleurs en Belgique (type C) ne peuvent pas appliquer de réduction groupe-cible régionale pour ces travailleurs; par exemple, ne pourra bénéficier de la réduction groupe-cible régionale, l'employeur Y qui occupe à l'étranger un travailleur domicilié en Belgique qui travaille en même temps en Belgique pour l'employeur Z.
  • les employeurs qui ont une UE en Belgique (type A) suivent les règles normales.
• Les entreprises inscrivent leurs UE en suivant les modalités qui leur sont d’application. Les procédures pour l’enregistrement d’une UE ou pour la modification des données d'une unité d’établissement peuvent avoir lieu rapidement dans la plupart des cas. Cependant, si une UE n’était pas encore enregistrée au moment où l’employeur doit établir sa déclaration, il ne pourra appliquer aucune réduction groupe-cible régionalisée à ce moment-là. Dès que le numéro d’établissement sera attribué, l’employeur pourra apporter une rectification à sa déclaration reprenant le numéro de l’UE et la réduction demandée. Les employeurs qui ne respectent pas leurs obligations à l’égard de la loi BCE en ce qui concerne l’enregistrement de leur(s) UE(s), doivent prendre les mesures nécessaires.
• L'absence de mention ou la mention incorrecte d'un numéro d'unité d'établissement conduit, depuis le 3ème trimestre 2014, au rejet automatique de la réduction régionale sollicitée. Si aucune réduction n'est demandée, la présence d'anomalies en trop grand nombre peut également générer des problèmes au niveau de l'enregistrement des déclarations.
• A côté des canaux d’information déjà existants à la BCE (public search, private search,…) l’ONSS communiquera, à la fin de chaque trimestre, les UE qui sont connues à la BCE aux employeurs ou aux secrétariats sociaux pour tous leurs clients. Ceci n’empêchera pas qu’un numéro d’établissement créé après la communication puisse être utilisé. La responsabilité du rattachement d’un travailleur à l’UE correcte appartient, bien entendu, à l’employeur ou au secrétariat social.
• A partir du 1^er juillet 2014, les compétences et les moyens pour certaines réductions seront transférés aux Régions qui pourront supprimer ou modifier les réductions existantes ou en créer de nouvelles. Tant que les Régions n’apportent pas de modifications, les réductions et les codes de réduction actuels resteront d’application, même après le 3/2014 (la région de destination de la réduction est déterminée sur la base de l’indication de l’UE). Ce n’est qu' à partir du moment où pour une région déterminée, les critères changent ou une nouvelle réduction voit le jour que des codes supplémentaires seront créés.