Données principales à renseigner

1. Identification employeur

Pour pouvoir effectuer une Dimona, un des numéros renseignés ci-après est obligatoire:

  • numéro ONSS définitif
  • numéro ONSS provisoire
  • numéro d'entreprise.

Si vous ne possédez aucun de ces numéros, il y a lieu de procéder à l'identification préalablement à la première déclaration Dimona. L' identification s'effectue via l'application "Wide" - Werkgevers-IDentificatie/ion-Employeurs - , laquelle est accessible via l'application Dimona. Pour une administration provinciale ou locale cette application n'est pas consultable. Elles doivent s'identifier auprès de l'ONSS via le formulaire R1. 

Le "numéro d'identification provisoire" est un numéro que l'employeur reçoit dans l'attente de son identification définitive à l'ONSS

Ce numéro provisoire peut uniquement être utilisé pour introduire d'autres déclarations Dimona jusqu'au moment où l'employeur reçoit son numéro d'identification définitif. A ce moment, le numéro provisoire est supprimé et il ne pourra plus être utilisé. Toutes les déclarations Dimona introduites avec le numéro provisoire seront automatiquement adaptées. C'est seulement à partir de ce moment que l'employeur ou son mandataire peut consulter les données du fichier du personnel.

De plus, les situations spécifiques suivantes peuvent se présenter dans le secteur public :

  • si l'employeur est affilié à PersoPoint et ne possède pas de son propre numéro d'identification à l'ONSS, il indique ici celui de l'Etat belge: 0009354-67 et ce, tant pour les membres du personnel de langue française que pour ceux de langue néerlandaise. Dans ce cas, il doit également mentionner un code supplémentaire, propre à son institution, département ou service. Ce code est considéré comme une 'sous-entité' et son indication est indispensable au bon échange des informations avec PersoPoint. Une liste de ces codes est reprise dans la circulaire n° 522 du 6 juin 2002;
  • si l'employeur est affilié à PersoPoint mais possède néanmoins son propre numéro d'identification à l'ONSS, il suffit de communiquer celui-ci;
  • si l'employeur ne peut utiliser aucun numéro, il doit prendre contact avec l'ONSS avant de pouvoir effectuer une Dimona;
  • si un établissement d'enseignement effectue des déclarations pour les membres du personnel qui sont rémunérés sur fonds propres, il doit utiliser son propre numéro d'identification;
  • si un employeur effectuent des déclarations en tant qu'établissement d'enseignement pour des membres du personnel qui ne sont pas rémunérés sur fonds propres, il doit utiliser  le numéro d'identification soit de l'enseignement de langue française, soit de l'enseignement de langue néerlandaise, soit de l'enseignement de langue allemande;
  • si une administration provinciale ou locale effectue des déclarations pour un membre du personnel d'un établissement d'enseignement, elle doit utiliser son propre numéro d'identification (et non celui de l'établissement d'enseignement).

ATTENTION : les Dimona doivent impérativement être effectuées sous le même numéro que les Dmfa

2. Identification du membre du personnel

Lors d'un premier contact c'est-à-dire lors de la première occupation d'un travailleur et si l'employeur ne connaît pas le NISS (numéro d'identification de l'intéressé auprès de la sécurité sociale) , l'ensemble des MID (Minimal Identification Data) doivent être renseignées.

Par contre, lors d'un contact ultérieur, l'identification peut se faire en communiquant le NISS uniquement.

Pour effectuer une Dimona pour les travailleurs occasionnels, l’utilisation du NISS du travailleur est obligatoire. Pour ces travailleurs, l'employeur doit être en possession d'un NISS valide ou d’un NISS-bis valide (= numéro d'identification attribué aux étrangers qui viennent travailler temporairement en Belgique). Lorsqu'un étranger travailleur temporaire ne dispose pas d'un NISS-bis valide, son entrée en service ne peut être déclarée via Dimona. Le travailleur doit alors d’abord se rendre à l’administration communale du lieu où il/elle réside ou de l’hôtel dans lequel il/elle loge. Cette administration communale lui confectionnera un numéro bis.

Pour les travailleurs occasionnels occupés dans le se cteur horeca, la mention du NISS n'est pas obligatoire.

3. Caractéristiques principales

a) Commission paritaire (uniquement pour la DmfA, pas pour la DmfAPPL)

L'employeur indique le numéro de la commission paritaire du travailleur pour lequel la déclaration est faite. La mention des 7 commissions paritaires décrites ci-dessous est en tout cas indispensable. (Seuls 3 chiffres peuvent être renseignés et ce, même s'il existe des sous-commissions paritaires). Les autres commissions paritaires peuvent être renseignées sous la valeur xxx (commission paritaire pour les autres secteurs).

  • 124 pour les ouvriers et les apprentis du secteur de la Construction (CP 124), à l'exception des ouvriers engagés dans le secteur de l'intérim qui doivent être renseignés sous la CP 322;
  • 140 pour les ouvriers et les apprentis du secteur du transport (CP 140);
  • 144 pour les travailleurs occasionnels de l'agriculture (CP 144);
  • 145 pour les travailleurs occasionnels de l'horticulture (CP 145);
  • 149 pour les travailleurs qui relèvent de la sous-commission paritaire des électriciens (installation et distribution - SCP 149.01);
  • 302 pour les travailleurs occasionnels de l'horeca (CP 302). Remarque: pour l'étudiant occupé comme occasionnel dans le secteur de l'horeca, 475 heures au maximum peuvent être renseignées sous xxx et les prestations restantes doivent l'être sous CP 302;
  • 322 pour les ouvriers et les employés du secteur intérimaire (CP 322). Pour ces travailleurs, le numéro BCE et la commission paritaire (124, 140, 144, 145, 149, 302 ou xxx) de l'utilisateur doivent aussi être renseignés . Si l'utilisateur n'est pas établi en Belgique et n'a donc pas de numéro d'entreprise, sa dénomination et son adresse doivent être communiquées.

REMARQUES :

  • Travailleurs occasionnels occupés par une société intérimaire : les travailleurs occasionnels dans les secteurs de l'agriculture, horticulture et Horeca occupés dans les liens d'un "contrat de travail intérimaire" doivent toujours être renseignés sous la CP 322 et avec mention du début et de la fin de l'occupation (voir ci-dessus). Les CP 144, 145 ou 302 seront renseignées dans le champ commission paritaire de l'utilisateur. Pour les travailleurs occasionnels dans l'Horeca, le numéro d'entreprise de l'utilisateur sera également renseigné afin que les jours soient décomptés du contingent employeur-utilisateur.
  • Travailleurs titres-services occupés par une société intérimaire : les travailleurs engagés par les sociétés d'intérim dans le cadre du système des titres-services ne se trouvent pas dans les liens d'un "contrat de travail intérimaire" mais d'un "contrat de travail titres-services". Ces travailleurs titres-service ne peuvent donc en aucun cas être déclarés sous la Commission paritaire de l'intérim (CP 322) mais bien sous la valeur xxx.

b) Type travailleur

Les codes "type de travailleur" à renseigner sont les suivants :

  • DWD "Dimona Without Dmfa": pour un travailleur qui doit être repris en Dimona et pas en Dmfa. Ce code est prédominant c'est-à-dire que si les travailleurs concernés satisfont aussi à un autre "type de travailleur" c'est le code DWD qui doit prioritairement être mentionné.  Les seules exceptions à ce principe sont les travailleurs non-assujettis qui sont occupés dans le secteur socio-culturel ou des manifestations sportives, les personnes liées par un contrat PFI-FPI et les personnes qui suivent un stage de transition. Pour eux,  les codes respectifs A17, IVT et TRI sont prédominants;
  • BCW : pour un ouvrier occupé dans le secteur de la construction (à l'exclusion des STU, DWD, IVT et RTA);
  • EXT : pour un travailleur occasionnel (en ce compris l'étudiant-travailleur occasionnel pour qui la cotisation de solidarité n'est pas appliquée) engagé dans le secteur de l'agriculture (PC 144), de l'horticulture (PC 145), de l'Horeca (PC 302) ou de l'intérim (PC 322);
  • FLX: pour un travailleur flexi-job;
  • IVT : pour une personne liée par un contrat PFI, FPI ou IBO (plan de formation insertion en région wallonne, formation professionnelle individuelle en entreprise en région de Bruxelles-capitale ou Individuele Beroepsopleiding en région flamande) et qui, durant sa formation, conserve sa qualité de chômeur et n'est pas reprise en DmfA;
  • RTA : pour l'apprenti occupé dans le secteur de la construction. Les apprentis de tous les autres secteurs doivent être repris sous "OTH";
  • TRI : pour une personne qui suit un stage de transition chez un employeur mais qui a toujours le statut de demandeur d'emploi. L'employeur ne doit pas le déclarer en Dmfa;
  • STU : uniquement pour un étudiant, c'est-à-dire, une personne engagée dans les liens d'un contrat de travail spécifique pour étudiants et pour lequel la cotisation de solidarité est applicable. Pour lui, il faut toujours :
    • établir une déclaration Dimona STU. sauf s'il  a déjà été occupé 12 mois ou plus de façon ininterrompue auprès du même employeur,;
    • renseigner le lieu d'occupation physique exact si l'étudiant n'est pas occupé au siège social de votre entreprise ou de votre service public. S'il y a plusieurs lieux de travail prévus, seul le premier doit être renseigné. Si le lieu de travail change au cours d'une même période, il ne faut pas procéder à sa modification.
  • A17: pour un travailleur qui est occupé dans le secteur socio-culturel ou dans des manifestations sportives en application de l'article 17 de l'arrêté royal du 28 novembre1969; ces travailleurs ne sont pas assujettis et ne doivent pas être repris en Dmfa.
  • TEA: pour un travailleur d'une administration locale qui appartient à un établissement d'enseignement;
  • OTH : pour les autres travailleurs (étudiants inclus) non repris ci-avant. Sont déclarés avec le type OTH entre autres:
    • les étudiants pour lesquels la cotisation de solidarité n'est pas appliquée;
    • les apprentis dans le système d'apprentissage par alternance;
    • les pompiers volontaires et les ambulanciers volontaires.