Quatre remarques importantes

Indemnité de rupture

Le salaire et les données relatives aux prestations se rapportant à une indemnité payée suite à une rupture illégale du contrat de travail ou à une démission d’office irrégulière d’un fonctionnaire nommé doivent toujours être repris sur une ligne d'occupation distincte (donc séparée des données se rapportant à la période pendant laquelle le contrat de travail a été exécuté).

La déclaration de l’indemnité de rupture (= code rémunération 130 ou 132) doit dans le cas présent être scindée: - la partie se rapportant au trimestre pendant lequel le contrat est rompu, - la partie se rapportant aux trimestres ultérieurs de l'année civile en cours et - la partie se rapportant à chacune des années civiles suivantes doivent être reprises chacune sur des lignes d’occupations distinctes.

Les dates de début et de fin de ces lignes d'occupation sont celles des périodes couvertes par l'indemnité de rupture.

Exemple
Un employé est licencié le 31 aôut 2005 et a droit à une indemnité de rupture de 18 mois. Dans ce cas, vous reprenez les données relatives à la rémunération et aux prestations de ce travailleur sur la déclaration du troisième trimestre de 2005 sur cinq lignes d'occupation différentes.
  • Ligne 1: les données relatives à la période pendant laquelle il y a eu des prestations c'est-à-dire du 1 juillet 2005 au 31 aôut 2005 (tenant compte naturellement du fait que cette période ne doit pas être scindée en plusieurs lignes d'occupation).
  • Ligne 2: les données relatives à l'indemnité de rupture pour la période du 1er septembre 2005 au 30 septembre 2005.
  • Ligne 3: les données relatives à l'indemnité de rupture pour la période du 1er octobre 2005 au 31 décembre 2005.
  • Ligne 4: les données relatives à l'indemnité de rupture pour la période du 1er janvier 2006 au 31 décembre 2006.
  • Ligne 5: les données relatives à l'indemnité de rupture pour la période du 1er janvier 2007 au 28 févier 2007 (fin de la période couverte par l'indemnité de rupture).

Pour un travailleur qui est licencié pendant une période d’interruption de carrière à temps partiel et pour lequel l’employeur doit calculer une indemnité de rupture sur la base de la rémunération à laquelle le travailleur a réellement droit au moment de la notification de la fin du contrat de travail, une nouvelle ligne d’occupation doit être utilisée avec les mêmes caractéristiques qu’au moment juste avant le licenciement, donc avec la mention du code mesure de réorganisation du temps de travail.

Jours fériés après la fin du contrat de travail

Lorsque le contrat de travail se termine et que l'employeur doit, en vertu de la législation relative aux jours fériés1, payer un jour férié qui tombe après la fin du contrat de travail, ce jour doit être déclaré avec le code de prestations 1 sur la déclaration du trimestre au cours duquel le contrat de travail se termine, et ceci, que le jour férié tombe ou ne tombe pas dans le trimestre suivant.

En d'autres mots, le jour férié est déclaré comme s'il tombait pendant la période d'occupation sans que la date de fin de contrat de la ligne d'occupation soit modifiée.

Contrats successifs

Lorsqu'un travailleur est occupé dans le cadre de contrats de travail successifs, une nouvelle ligne d'occupation doit être utilisée et les données relatives à la rémunération et aux prestations doivent être scindées par lignes.

Si les différents contrats se succèdent sans être interrompus autrement que par des jours de repos normaux, les données relatives aux rémunérations et aux prestations des différents contrats peuvent être rassemblées sur une seule ligne.
Cela est uniquement autorisé si les différents contrats ont les mêmes caractéristiques. Cela signifie que pour différents contrats, le nombre d'heures du travailleur et de la personne de référence doit être identique et pas seulement la proportion entre les deux.

Exemple
Un travailleur est occupé auprès d’un même employeur dans le cadre de trois contrats successifs d’un mois. Le premier mois, il est occupé à mi-temps dans un système 19/38 heures par semaine, ensuite une semaine à 18h30/37 heures et finalement à nouveau à 19/38 heures.

Dans ce cas, vous devez utiliser trois lignes d'occupation, une pour les rémunérations et les données relatives aux prestations du premier mois, une pour les données relatives au deuxième mois et une pour les données relatives au dernier mois.

Les absences des membres du personnel nommés à titre définitif

L’organisme chargé du calcul de la pension doit être en mesure d’identifier toutes les absences dont un travailleur a bénéficié au cours de sa carrière.

Pour les membres du personnel nommés à titre définitif, certaines formes d’absences non applicables aux travailleurs contractuels mais qui toutes sont susceptibles d’avoir une incidence sur le calcul de la pension de retraite du travailleur statutaire, sont légalement possibles.

Un certain nombre de codes dans la zone « mesure de réorganisation du temps de travail » ne peuvent être utilisés que pour indiquer l’absence des membres du personnel nommés à titre définitif, et, - combinés avec dates de début et de fin de l’occupation à laquelle elles se rapportent, ainsi qu’à la fraction d’occupation - permettent de déterminer avec précision la nature de l’absence, la période sur laquelle celle-ci a un impact, ainsi que son importance (le volume horaire de l’absence).

Pour un certain nombre limité d’absences totales, il arrive cependant que certaines absences ne se présentent pas sous forme de périodes, mais soient fractionnées en jours ou parties de jours et répartis sur un intervalle de temps.
Afin de permettre l’identification des situations semblables en évitant de devoir multiplier le nombre de lignes d’occupation, les jours éparpillés sur une période peuvent aussi, pour ces absences spécifiques, être rassemblés sous un seul code prestations dans la ligne de prestation.

1 Seules les administrations provinciales et locales qui dispensent des soins de santé, de prophylaxie ou d’hygiène tombent dans le champ d’application de la loi sur le travail pour les jours fériés du 4 janvier 1974.