La DmfA et la déclaration antérieure a 2003

Le principe qui sous-tend la déclaration trimestrielle DmfA est celui d'une déclaration sans relevés du personnel ni cadres comptables. Toutes les données sont communiquées au niveau du travailleur et le calcul des cotisations (y compris celui des cotisations spéciales) s'opère également à ce niveau. Dès lors, par employeur, un travailleur n'est identifié qu'une seule fois par trimestre.

La déclaration se fera toujours par voie électronique. Différents canaux seront mis à disposition (par exemple, un système de transfert de fichier (FTP) accessible aux personnes chargées d'introduire les déclarations d'un grand nombre d'employeurs ou de travailleurs et une application Internet pour les employeurs de moindre dimension).

LA STRUCTURE DE LA DMFA SE PRÉSENTE COMME SUIT:

  • Une déclaration par employeur incorporant tous les travailleurs.
  • Toutes les données sont regroupées par travailleur, celui-ci n'est dès lors identifié qu'une seule fois.
  • Une ligne travailleur par travailleur. C'est à ce niveau que les cotisations sont calculées pour ce travailleur et que doivent être mentionnées un certain nombre de données valables pour l'ensemble du trimestre. Il ne faudra utiliser plusieurs lignes travailleur que dans le cas relativement exceptionnel où plusieurs taux de cotisation sont à appliquer pour un travailleur (par exemple, un ouvrier devient employé en cours de trimestre, un apprenti agréé devient ouvrier, l'employeur change d'activité).
  • Le cas échéant, plusieurs lignes d'occupation seront requises par ligne travailleur (exemples : un travailleur passe d'un emploi à temps plein à un emploi à temps partiel, un travailleur à temps partiel (80 %) réduit ses prestations à 50 %).

LA DÉCLARATION ONSS ANTÉRIEURE À 2003 PRÉSENTAIT, TRÈS SCHÉMATIQUEMENT, LA STRUCTURE SUIVANTE :

  • Une déclaration par activité d'employeur (identifiée à partir de l'indice de catégorie);
  • Un certain nombre de relevés du personnel (ouvriers, employés, prépensionnés,...) par activité de l'employeur;
  • Les travailleurs, par relevé du personnel;
  • Eventuellement plusieurs lignes par travailleur.

Aperçu schématique de quelques différences importantes

DmfA

Déclaration-ONSS antérieure à 2003

Une déclaration par employeur

Une déclaration par indice d'employeur

Cotisations calculées individuellement par travailleur

Cotisations calculées sur les données totalisées dans un cadre comptable

Un travailleur est déclaré une seule fois.
Si, en cours de trimestre, le travailleur possède plusieurs qualités (ouvrier, employé, rémunéré au pourboire,...) la distinction à opérer doit l'être au niveau de la ligne travailleur

Un travailleur est déclaré par relevé du personnel.
Si, en cours de trimestre, le travailleur possède plusieurs qualités (ouvrier, employé, rémunéré au pourboire,...) le travailleur est mentionné sur plusieurs relevés du personnel

Par voie électronique

Par voie électronique ou sur support papier

EXEMPLE:
Un travailleur fournit, auprès d'un employeur, des prestations à temps partiel jusqu'au 30 avril en qualité d'ouvrier. A partir du 1er mai, le même employeur l'engage comme employé. Le 1er juin, son contrat de travail est converti en contrat à temps plein.

Dans la déclaration-ONSS antérieure à 2003, les éléments suivants sont déclarés pour ce travailleur:

  • Avril: les données d'identification du travailleur, les rémunérations et les prestations sont mentionnées sur le relevé du personnel " Ouvriers".
    Ces rémunérations sont reportées en même temps que les rémunérations des autres ouvriers au cadre comptable. Ensuite, les cotisations sont calculées sur ces montants.
    Si l'employeur a droit à une réduction des cotisations, cette réduction est traitée au niveau du cadre comptable "déductions des cotisations".
  • Mai-juin: les données d'identification du travailleur, les rémunérations et les prestations sont mentionnées sur le relevé du personnel " Travailleurs intellectuels".
    Deux lignes sont utilisées car les rémunérations et les prestations afférentes aux prestations à temps partiel et à temps plein doivent être déclarées séparément.
    Les rémunérations de toute la période mai-juin sont totalisées (en même temps que les rémunérations des autres employés) dans le cadre comptable, puis les cotisations sont calculées. Si l'employeur peut prétendre à une réduction de cotisations, cette réduction est traitée dans le cadre comptable "Déductions des cotisations".

Dans la déclaration DmfA, les données déclarées pour ce travailleur sont les suivantes:

  • Le travailleur est identifié une fois en tant que personne.
  • Deux lignes travailleur sont prévues, une première pour ses prestations d'ouvrier et une seconde pour ses prestations en qualité d'employé (en effet, les cotisations ne sont pas identiques).
  • Les données de rémunération et de prestations pour la période d'occupation comme ouvrier (avril) sont déclarées sur une ligne d'occupation. Les cotisations dues pour cette période (et les réductions éventuelles y afférentes) sont calculées sur ces rémunérations.
  • Les données de rémunération et de prestations pour la période d'occupation en qualité d'employé (mai-juin) sont scindées en deux lignes d'occupation. Les cotisations dues sont calculées pour toute la période (en effet, dans le cas des employés, les cotisations sont identiques pour les prestations à temps plein et à temps partiel).

Il ressort de l'exemple que le principe de la déclaration est basé sur l'utilisation de lignes travailleur et, au niveau de ces lignes travailleur, de lignes d'occupation.

Les principes qui en régissent l'utilisation sont exposés en détail ci-après.