Remboursements de frais
Sont exclues de la notion de rémunération, les sommes qui constituent un remboursement des frais dont la charge incombe à l'employeur.
Un remboursement de frais n'est exonéré de cotisations de sécurité sociale que si les trois conditions suivantes sont simultanément remplies:
- les frais ont été exposés dans le cadre de la relation de travail;
- les frais sont réels;
- l'exactitude des dépenses peut être établie par l'employeur au moyen de pièces justificatives.
En cas de contestation, il incombe à l'employeur de prouver la réalité des frais exposés et l'exactitude des dépenses.
Les frais peu élevés qu'il est difficile de prouver à l'aide de justificatifs, peuvent cependant être évalués de manière forfaitaire. Dans ce cas, il va de soi que l'employeur doit pouvoir justifier le montant du forfait pris en compte. Les sommes qui excèdent le montant des frais réellement exposés constituent de la rémunération passible du calcul des cotisations de sécurité sociale.
Le tableau des frais ci-après reprend une description des différents postes pour lesquels l’ONSS accepte une évaluation forfaitaire ainsi que les montants et les conditions dans lesquels ils peuvent être appliqués. Il est donc clair que ces forfaits ne peuvent être octroyés à tort et à travers mais doivent correspondre à des frais réellement exposés. A la demande de l’ONSS, l’employeur doit pouvoir motiver la politique de frais mise en place en produisant, le cas échéant, des documents écrits comme le règlement de travail, des notes de service ou encore des annexes au contrat de travail et pouvoir démontrer quand l’un ou l’autre des montants repris dans le tableau est octroyé, que c’est à un travailleur pour lequel le forfait octroyé est plausible eu égard à sa description de fonction et à ses circonstances de travail.
Les montants repris dans le tableau sont des montants maximums. Si l’employeu r estime que les frais exposés par ses travailleurs sont supérieurs aux montants forfaitaires, il lui est loisible de justifier ces frais. Dans ce cas, la réalité des frais exposés devra être démontrée pour l’ensemble des frais afférents à un poste. L’employeur ne peut en effet faire usage des deux systèmes, frais réels et frais forfaitaires, pour un même type de frais.
En aucun cas, les dépenses occasionnées par le travailleur ne peuvent être doublement remboursées. L’acceptation par l’ONSS du remboursement forfaitaire des frais ci-dessous implique que ces mêmes frais ne sont pas remboursés d’une autre manière.
| MONTANTS | CONDITIONS | TYPES DE FRAIS |
|---|---|---|
| Déplacements domicile lieu de travail et professionnels avec la voiture | 0,3707 EUR/km | - le véhicule utilisé ne peut appartenir à l'employeur ou être financé par lui. - les forfaits sont "tout-compris": entretien, assurances, carburant, ... |
| Déplacements domicile lieu de travail et professionnels avec la bicyclette (à propulsion électrique ou pas) ou avec le speed pedelec | 0,24 EUR/km | - pour les déplacements professionnels, l'indemnité ne peut être octroyée que si la bicyclette ou le speed pedelec appartient au travailleur |
| Frais de route des travailleurs itinérants absence de commodités | 10,00 EUR/jour | - itinérant signifie que lors d'une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum 4 heures consécutives) et n'a pas accès aux commodités sanitaires et autres facilités telles que lavabos, réfectoires, toilettes qui sont présentes dans l'entreprise, dans l'une de ses succursales ou sur certains chantiers. |
| Frais de route des travailleurs itinérants repas | 7,00 EUR/jour | - itinérant signifie que lors d'une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum 4 heures consécutives). - le montant des frais de repas n'est accepté que si le travailleur n'a d'autre possibilité que de prendre un repas à l'extérieur. |
| Frais de séjour en Belgique | 35,00 EUR/nuit | - si le travailleur ne peut rejoindre son domicile pour la nuit en raison d'un lieu de travail éloigné. - comprend repas du soir, logement et petit déjeuner. |
| Voyages de service à l'étranger maximum 30 jours calendrier: plus de 30 jours calendrier successifs: | condition: le salaire perçu par le travailleur pour ces jours doit être soumis à l'impôt belge et doit, comme dit auparavant, correspondre à une réalité de coûts. Remarque : lorsque l'employeur prend également des frais de repas ou des menues dépenses en charge, en plus de l'octroi desdites indemnités reprises ci-avant, celles-ci doivent être diminuées comme suit: | |
| Transports internationaux | indemnités de séjour +indemnité RGPT + complément | le complément ne peut-être octroyé que lorsque le chauffeur est obligé de prendre son temps de repos journalier ou hebdomadaire à l'étranger et pour autant que: |
| Frais de bureau travailleurs qui effectuent une partie de leur travail à domicile | 129,48 EUR/mois |
- voir 'Indemnité pour travail à la maison' ci-dessous.
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Frais de bureau
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ce montant est porté à maximum 144,31 EUR/mois pour les mois d’avril, mai et juin 2021 et cette augmentation est prolongée pour juillet, août et septembre 2021
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| Connexion internet (abonnement compris) | 20 EUR/mois | |
| PC (périphériques et logiciels compris) | 20 EUR/mois | |
| Frais de bureau travailleurs à domicile (contrat de travail ou conditions similaires) | 10 % | - 10 % de la rémunération brute mais limitée à la partie du salaire relatif aux prestations à domicile. |
| Frais de bureau télétravailleurs | 10 % | - 10 % de la rémunération brute mais limitée à la partie du salaire relatif aux prestations en télétravail. |
| Outils de travail | 1,25 EUR/jour | - le travailleur doit utiliser son propre matériel. |
| Achat des vêtements de travail | 1,74 EUR/jour | - vêtements de travail au sens strict du terme (salopettes, chaussures de sécurité, ...) ou autres vêtements imposés par l'employeur mais qui ne peuvent être portés comme tenues de ville (uniforme, ...). |
| Entretien des vêtements de travail | 1,74 EUR/jour | - vêtements de travail au sens strict du terme (salopettes, chaussures de sécurité, ...) ou autres vêtements imposés par l'employeur mais qui ne peuvent être portés comme tenues de ville (uniforme, ...). |
| Vêtements du travailleur entretien et usure | 0,84 EUR/jour | - concerne les vêtements (jeans, t-shirts, ...) et sous-vêtements qui nécessitent un nettoyage régulier en raison d'un environnement très sale. |
| Frais de voiture garage | 50,00 EUR/mois | - si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles. - si l'employeur l'exige pour la sécurité du véhicule ou de son contenu pour autant que cette obligation s'impose à tous les travailleurs qui se trouvent dans la même situation. En outre, il n'est pas fait de distinction selon que le travailleur est ou non propriétaire de son garage. |
| Frais de voiture parking | 15,00 EUR/mois | - si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles. - quand le travailleur doit payer régulièrement des petits frais de parking. |
| Frais de voiture car-wash | 15,00 EUR/mois | - si le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles. - si la nature de la fonction exige que le véhicule soit impeccable. |
Indemnité pour travail à la maison
En ce qui concerne la qualification de la mise à disposition de matériel et des remboursements dans le cadre des frais liés au travail à la maison, l'ONSS suit complètement les principes établis de commun accord figurant dans la circulaire publiée le 26 février 2021 par le SPF Finances (Circulaire 2021/C/20 ) et correspondant fortement à la manière dont l'ONSS appliquait ce remboursement de frais dans le passé.
En grande ligne, cette circulaire traite de :
- remboursements de
- frais de bureau
- frais relatifs à du mobilier de bureau et/ou du matériel informatique
- frais pour l’utilisation à des fins professionnelles d’une connexion et d’un abonnement internet privés
- frais pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un ordinateur privé
- frais pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un deuxième écran d'ordinateur, d'une imprimante et/ou d'un scanner propres sans ordinateur privé ( avec un nouveau forfait de 5,00 EUR/mois par appareil et un maximum de 10,00 EUR/mois pour tous les appareils ensemble )
- l'avantage découlant de la mise à disposition par l'employeur de
- mobilier de bureau et/ou de matériel informatique.
Cela concerne
- le travail à la maison,
- donc le travail effectué dans des locaux privatifs du travailleur qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l'employeur
- aux journées de travail normales et aux heures normales de travail.
Un employeur peut octroyer une indemnité forfaitaire de bureau d’un montant maximal de 129,48 EUR par mois aux travailleurs qui effectuent du travail à la maison de manière structurelle et sur base régulière pendant une partie substantielle de leur temps de travail, aussi bien pour les travailleurs à temps partiel que pour les travailleurs à temps plein. Par structurel et de manière régulière on entend l'équivalent d'une journée de travail par semaine aussi bien pour les travailleurs à temps partiel que pour les travailleurs à temps plein. Cela peut être organisé sur une base mensuelle de différentes manières (sans proratisation):
- 1 jour / semaine
- 2 1/2 jours / semaine
- 2 heures/jour dans une semaine de 5 jours
- 1 semaine / mois.
Le montant de 129,48 EUR est un montant maximum. Un montant moins élevé peut donc aussi être octroyé, mais il n'est pas obligatoire de proratiser le montant en cas de prestations à temps partiel.
En plus de cela, une indemnité supplémentaire peut être accordée
- de 20,00 EUR maximum /mois pour l'utilisation à des fins professionnelles d'une connexion et d'un abonnement internet privés ET
- de 20,00 EUR maximum /mois pour l'utilisation à des fins professionnelles d’un ordinateur privé avec périphériques
- OU de 10,00 EUR maximum /mois pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante et/ou d’un scanner personnels, sans ordinateur privé (5,00 EUR/mois par élément pendant 3 ans maximum).
Indemnités de mobilité
Dans les branches d'activité où le lieu de travail n'est pas fixe, il existe, dans certains cas, un régime forfaitaire de remboursement de frais de déplacement, dénommé le plus souvent indemnités de mobilité. Cet avantage est exclu de la notion de rémunération lorsque les conditions ci-dessous sont simultanément réunies:
- le régime forfaitaire de remboursement et les indemnités qu'il détermine doivent être définis par des conventions collectives de travail conclues au sein d'un organe paritaire et rendues obligatoires par arrêté royal;
- le montant de l'indemnité ne peut excéder la somme de 0,1579 EUR par kilomètre de distance entre le domicile et le lieu de travail, à calculer sur la distance aller et retour.
L'attention des employeurs est attirée sur le fait que tout dépassement, prévu par C.C.T. ou non, de la somme de 0,1579 EUR/km lors de certains déplacements entraînera l'assujettissement total de la prime accordée pour ces déplacements.