Kosten
Terugbetaling van kosten
Uit het loonbegrip zijn uitgesloten de bedragen die een terugbetaling zijn van kosten die ten laste van de werkgever vallen.
Een kostenvergoeding wordt enkel vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen als tegelijkertijd de volgende drie voorwaarden vervuld zijn:
- de kosten worden gemaakt in het kader van de dienstbetrekking;
- de kosten zijn reëel;
- de juistheid van de uitgaven kan door de werkgever met bewijsstukken verantwoord worden.
In geval van betwisting komt het aan de werkgever toe om de realiteit van de kosten en de juistheid van de uitgaven aan te tonen.
Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn, mag men forfaitair ramen. In dat geval moet de werkgever uiteraard het gehanteerde forfait kunnen verantwoorden. De sommen die het bedrag van de werkelijke kosten overschrijden, zijn loon waarop bijdragen verschuldigd zijn.
De onkostentabel hieronder bevat een beschrijving van de verschillende posten waarvoor de RSZ een forfaitaire raming aanvaardt, en ook de bedragen en de voorwaarden waaronder ze mogen worden toegepast. Het is duidelijk dat deze forfaits niet zomaar mogen worden toegekend; het gaat immers om forfaits die geacht worden werkelijk gemaakte kosten te dekken. Op vraag van de RSZ zal de werkgever dus zijn systeem van kostenvergoeding moeten kunnen motiveren door, indien gevraagd, geschreven documenten zoals het arbeidsreglement, dienstnota’s of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst voor te leggen en aan te tonen dat, wanneer hij één van de forfaits uit de tabel toekent, het om een werknemer gaat voor wie de kost beoogd door dat forfait plausibel is in het raam van zijn functieomschrijving en werkomstandigheden.
De bedragen in de tabel zijn maximumbedragen. Indien de werkgever van oordeel is dat de kosten die de werknemers maken groter zijn dan deze forfaitaire bedragen, mag hij uiteraard de werkelijke kosten bewijzen. In dat geval moet hij de realiteit van de kosten aantonen voor het geheel van de kosten m.b.t. een post. Voor eenzelfde type kosten mag men de beide systemen, reële kosten en forfait, immers niet samen gebruiken.
In geen enkel geval mogen de kosten van de werknemers dubbel terugbetaald worden. De RSZ aanvaardt het gebruik van de forfaits dan ook alleen maar op voorwaarde dat dezelfde kosten niet ook op een andere manier terugbetaald worden.
|
TYPE KOSTEN |
BEDRAGEN |
VOORWAARDEN |
|---|---|---|
|
Woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met de auto |
0,4269 EUR/km |
- het voertuig mag geen eigendom van de werkgever zijn of door hem gefinancierd worden. - de forfaits zijn "all-in": onderhoud, verzekering, brandstof,... |
|
Woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met de fiets (al dan niet elektrisch aangedreven) of de speed pedelec |
0,35 EUR/km
|
- max. 3.500,00 EUR/jaar |
|
Beroepsverplaatsingen met de fiets (al dan niet elektrisch aangedreven) of de speed pedelec |
0,35 EUR/km |
- de vergoeding mag alleen toegekend worden als de fiets of de speed pedelec eigendom is van de werknemer |
|
Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: afwezigheid van faciliteiten |
10,00 EUR/dag |
- niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend) en geen gebruik kan maken van de sanitaire en andere faciliteiten zoals wasplaatsen, refters, toiletten die voorhanden zijn in een onderneming, een bijkantoor of op de meeste werven. |
|
Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: maaltijd |
7,00 EUR/dag |
- niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend). - het bedrag van de maaltijdvergoeding wordt maar aanvaard als de werknemer niet anders kan dan een maaltijd buitenshuis te gebruiken. |
|
Verblijfskosten in België |
35,00 EUR/nacht |
- als de werknemer voor de nacht niet naar huis kan komen omdat de werkplaats te ver verwijderd is. - dekt de kosten van avondmaal, logies en ontbijt. |
|
Dienstreizen naar het buitenland maximum 30 kalenderdagen: meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen: |
forfaitaire dagvergoeding - overeenkomend met een kostenrealiteit maximale logementskosten - op basis van bewijsstukken tot het vastgestelde maximum voor het betreffende land voorwaarde: het loon dat de werknemer voor deze dagen ontvangt, moet aan Belgische belastingen onderworpen zijn.
Opmerking: als de werkgever ook de kost voor maaltijdenten laste neemt, bovenop de toekenning van de hiernaast vermelde vergoedingen, dan moeten zij als volgt verminderd worden: |
|
| Internationaal transport |
verblijfsvergoedingen + ARAB vergoeding + aanvullende vergoeding |
de aanvullende vergoeding mag slechts toegekend worden als de chauffeur verplicht is om zijn dagelijkse of zijn wekelijkse rusttijd in het buitenland te nemen en op voorwaarde dat: |
|
Bureaukosten: werknemers die een deel van hun werk thuis doen |
151,70 EUR/maand |
- zie 'Vergoeding voor thuiswerk' |
| Internetverbinding
(inclusief abonnement) |
20 EUR/maand | |
| Aankoop PC
(inclusief randapparatuur en software) |
20 EUR/maand | |
|
Bureaukosten: huisarbeiders (arbeidsovereenkomst of tewerkgesteld in gelijkaardige voorwaarden) |
10 % |
- 10 % van het brutoloon maar het brutoloon is beperkt tot het deel dat betrekking heeft op de thuis geleverde prestaties. |
|
Bureaukosten: telewerkers |
10 % |
- 10 % van het brutoloon maar het brutoloon is beperkt tot het deel dat betrekking heeft op het telewerk. |
|
Arbeidsgereedschap |
1,25 EUR/dag |
- de werknemer moet zijn eigen arbeidsgereedschap gebruiken. |
|
Aankoop van werkkledij |
2,08 EUR/dag |
- het gaat alleen om werkkledij in de strikte zin van het woord (overalls, veiligheidsschoenen, ...) of andere kledij die door de werkgever wordt opgelegd en die niet als gewone stads- of vrijetijdskledij kan worden gedragen (uniform, ...). |
|
Onderhoud van werkkledij |
2,08 EUR/dag |
- het gaat alleen om werkkledij in de strikte zin van het woord (overalls, veiligheidsschoenen, ...) of andere kledij die door de werkgever wordt opgelegd en die niet als gewone stads- of vrijetijdskledij kan worden gedragen (uniform, ...). |
| Onderhoud en slijtage van kledij van de werknemer |
1,04 EUR/dag |
- betreft kledij (jeans, t-shirts,...) en onderkledij die veelvuldig gewassen moet worden wegens de vuile werkomstandigheden. |
| Kosten verbonden aan de auto:
garage |
50,00 EUR/maand |
- als het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt wordt. - als de werkgever de stalling in een garage vereist voor de veiligheid van het voertuig of de inhoud ervan. Mag alleen toegekend worden voor zover de verplichting het voertuig veilig te stallen opgelegd wordt aan alle werknemers die zich in dezelfde toestand bevinden. Het maakt daarbij niet uit of de werknemer eigenaar is van de garage of niet. |
| Kosten verbonden aan de auto:
parking |
15,00 EUR/maand |
- als het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt wordt. - als de werknemer regelmatig kleine parkeerbedragen moet betalen. |
| Kosten verbonden aan de auto:
car-wash |
15,00 EUR/maand |
- als het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt wordt. - als de aard van de functie een voertuig in onberispelijke staat vereist. |
Vergoeding voor thuiswerk
Wat betreft de kwalificatie van terbeschikkingstelling van materiaal en terugbetalingen in het kader van kosten verbonden aan thuiswerk, volgt de RSZ volledig de in overleg tot stand gekomen principes opgenomen in de circulaire zoals gepubliceerd op 26 februari 2021 door de FOD Financiën (Circulaire 2021/C/20 ). De in deze circulaire opgenomen principes komen heel sterk overeen met de manier waarop de RSZ in het verleden deze kostenvergoeding reeds toepaste.
In grote lijnen gaat deze circulaire over:
- terugbetalingen
- kantoorkosten
- kosten kantoormeubilair / informaticamateriaal
- kosten professioneel gebruik internetaansluiting en -abonnement
- kosten professioneel gebruik privécomputer
- kosten professioneel gebruik van eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer (met een nieuw forfait van 5,00 EUR/maand per toestel en een maximum van 10,00 EUR/maand voor alle toestellen samen)
- voordeel voortvloeiend uit het ter beschikking stellen van
- kantoormeubilair / informaticamateriaal.
Het gaat om
- thuiswerk,
- dus over werk uitgevoerd in de private lokalen van de werknemer dat ook op de werkvloer van de werkgever kan worden uitgevoerd
- op normale werkdagen en tijdens normale werkuren.
Een werkgever kan aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van hun arbeidstijd aan thuiswerk doen een forfaitaire kantoorvergoeding van maximum 151,70 EUR per maand toekennen, zowel voor deeltijdse als voor voltijdse werknemers. Onder structureel en regelmatig wordt verstaan het equivalent van 1 werkdag per week zowel voor de deeltijdse als voor voltijdse werknemers. Dit kan op maandbasis op verschillende manieren georganiseerd worden (zonder proratisering):
- 1 kalenderdag / week
- 2 1/2de werkdagen : week
- 2 uur/dag in 5-dagenweek
- 1 week / maand.
Het bedrag van 151,70 EUR is een maximumbedrag. Er mag dus ook een kleiner bedrag toegekend worden, maar het is niet verplicht het bedrag te proratiseren bij deeltijdse prestaties.
Daarnaast kan nog een extra vergoeding gegeven worden
- van maximum 20,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement EN
- van maximum 20,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van de privécomputer met randapparatuur
- OF van maximum 10,00 EUR/maand voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer (5,00 EUR/maand per item gedurende maximaal 3 jaar).
Overgangsbepaling 10%-regel voor telewerkers:
Voor telewerkers die thuiswerk doen in de zin van cao nr. 85 kan ter terugbetaling van hun kosten, een vergoeding in rekening worden gebracht van 10% van het brutoloon met betrekking tot de dagen telewerk. Deze vergoedingsregeling dooft echter uit vanaf 1 juni 2022. Dit wil zeggen dat het vanaf juni 2022 niet meer mogelijk is om in het systeem te stappen van de 10%-vergoeding die betrekking heeft op de thuiswerkdagen.
Voor de werknemers die reeds in dit systeem zaten vóór 1 juni 2022, kan verder gebruik worden gemaakt van deze regeling op voorwaarde dat er niets gewijzigd wordt aan de overeenkomst.
Buitenlandse kaderleden en onderzoekers
Met ingang van 1 januari 2022 worden er grondige wijzigingen doorgevoerd aan het fiscale stelsel van buitenlandse kaderleden en onderzoekers. De nieuwe regeling is opgenomen in art. 13 en volgende van de Programmawet van 27 december 2021 (BS 31 december 2021), en wordt ingevoegd in het Wetboek van de inkomstenbelastingen.
Deze regeling bevat de expliciete voorwaarden waaraan moet voldaan zijn om voor dit bijzonder belastingstelsel in aanmerking te komen (zie hieronder), en voorziet dat aan de werknemers op wie dit stelsel van toepassing is, bepaalde kosten belastingvrij kunnen worden terugbetaald.
Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen een aantal kosten die op basis van bewijsstukken kunnen worden terugbetaald:
- de verhuiskosten naar België;
- de kosten voor het inrichten van de woning;
- de schoolkosten van de kinderen;
en een aantal repetitieve kosten die op forfaitaire basis kunnen worden terugbetaald:
- de bijkomende kosten verbonden aan de huisvesting in België ten opzichte van het land van herkomst;
- de bijkomende kosten verbonden aan de levensduurte in België ten opzichte van het land van herkomst;
- de kosten van privéreizen naar het land van herkomst.
Het forfait mag maximum 30% van de bezoldiging bedragen, en mag op jaarbasis niet hoger zijn dan 90.000,00 EUR.
De reële en forfaitaire kosten die terugbetaald worden volgens deze regeling, zijn ook vrij van sociale bijdragen.
Aangezien het gaat om een kostenvergoeding, waarop dus geen bijdragen verschuldigd zijn, moet het bedrag ervan niet in de DmfA worden vermeld.
Vanaf het 1ste kwartaal is het echter wel verplicht om de personen op wie dit bijzonder belastingstelsel van toepassing is, in de DmfA aan te duiden met een specifieke 'statuut' code 'FE'.
Dit nieuwe statuut komt in de plaats van het vroegere fiscaal statuut, maar bevat een aantal belangrijke verschilpunten. Zo is de maximale duur dat iemand het statuut kan hebben beperkt tot 5 jaar (eventueel eenmalig verlengbaar tot 8 jaar) en gelden er striktere voorwaarden, zoals voorafgaand aan de indiensttreding in België 60 maand niet binnen een afstand van 150 kilometer van de grens gewoond te hebben, en voor het statuut kaderlid dat men een jaarlijkse brutobezoldiging moet hebben van minstens 75.000 EUR (zonder rekening te houden met de hierboven bedoelde kosten).
Voor alle vragen over de voorwaarden om onder dit statuut te vallen, en over de exacte voorwaarden en berekeningswijze van de diverse kostenvergoedingen, verwijst de RSZ u door naar de FOD Financiën. Deze regeling is opgenomen in de fiscale circulaire 2022/C/47.
De nieuwe regeling bevat ook een overgangsregeling voor de personen die eind 2021 in het (vroegere) bijzonder belastingstelsel zaten. Over die overgangsregeling en de opheffing van het vroegere stelsel handelt de fiscale circulaire 2022/C/9 .
Kilometervergoeding woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen
Gebruik van de eigen wagen
Vanaf 1 oktober 2022 wordt elk kwartaal een nieuwe kilometervergoeding berekend voor de federale overheidsdiensten. Dit bedrag geldt ook als maximumbedrag dat aanvaard wordt als onkostenvergoeding vrij van RSZ voor woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met een eigen voertuig.
Maximumbedragen:
- van 1 april 2023 tot en met 30 juni 2023 : 0,4246 EUR/km
- van 1 juli 2023 tot en met 30 september 2023 : 0,4237 EUR/km
- van 1 oktober 2023 tot en met 31 december 2023 : 0,4259 EUR/km
- van 1 januari 2024 tot en met 31 maart 2024 : 0,4269 EUR/km.
Gebruik van een jaarbedrag:
Naast het kwartaalbedrag voor de maximale kilometervergoeding, werd op 25 juli 2023 ook een omzendbrief nr. 722 gepubliceerd met een jaarbedrag van 0,4280 EUR/km wat betreft de kilometervergoeding voor de periode 1 juli 2023 tot en met 30 juni 2024.
De berekening van de respectievelijke kilometervergoedingen zijn gebaseerd op twee verschillende berekeningen, opgenomen in twee onderscheiden wettelijke bepalingen. Wat de RSZ-vrijstelling betreft baseert men zich op de berekening per kwartaal (kilometervergoeding voor federale ambtenaren). De kilometervergoeding op jaarbasis wordt echter ook als ernstige norm aanvaard.
Dit houdt in dat:
- zowel de forfaitaire kilometervergoeding die is vastgesteld voor een kwartaal als de forfaitaire kilometervergoeding die voor de periode van 1 juli 2023 tot en met 30 juni 2024 is vastgesteld, aangemerkt wordt als ernstige norm
- werkgevers die opteren voor de toepassing van het forfaitair systeem op jaarbasis zich daar moeten aan houden voor de volledige periode van 1 juli 2023 tot en met 30 juni 2024; zij kunnen tijdens die periode niet omschakelen naar het forfaitaire kwartaalsysteem.
- een eventuele omschakeling naar het forfaitaire systeem op kwartaalbasis voor degene die het forfait op jaarbasis gebruiken gedurende het 3de kwartaal 2023, ten vroegste kan gebeuren vanaf 1 juli 2024.
De fiscale circulaire hierover werd op 18 september 2023 eveneens gepubliceerd.
Gebruik van een fiets of speed pedelec
Mobiliteitspremies
In bedrijfstakken waar de werkplaats niet vast is bepaald, bestaat er soms een forfaitair systeem van terugbetaling van verplaatsingskosten, meestal mobiliteitspremies genoemd. Dit voordeel is uitgesloten uit het loonbegrip, indien volgende voorwaarden gelijktijdig vervuld zijn:
- de forfaitaire regeling van terugbetaling en de vergoedingen die zij vast stelt moeten worden omschreven bij collectieve arbeidsovereenkomsten gesloten in een paritair orgaan en algemeen verbindend verklaard bij koninklijk besluit;
- het bedrag van de vergoeding mag de som van 0,1579 EUR per kilometer afstand tussen de woonplaats en de werkplaats, te berekenen op de afstand heen en terug, niet overschrijden.
Elke vergoeding, al dan niet bepaald bij cao, die voor een bepaalde verplaatsing het bedrag van 0,1579 EUR overschrijdt, wordt integraal als loon beschouwd.
Indien de werkgever niet valt onder het toepassingsgebied van de wet van 5 december 1968 betreffende de collectieve arbeidsovereenkomsten, dan moet de toekenning geregeld worden, naargelang het geval,
- door een protocolakkoord afgesloten op het niveau van het bevoegde Onderhandelingscomité of
- door de regeling vastgesteld door het paritair comité bedoeld hetzij in artikel 30 hetzij in artikel 31 van de wet van 21 maart 1991 betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven.
Het opent dus de mogelijkheid voor economische overheidsbedrijven om eveneens gebruik te maken van het systeem van mobiliteitspremies voor de werknemers die geen vaste werkplaats hebben.